Henkilötietojen käyttö Kojamo-konsernissa

Tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjä on Kojamo Oyj (y-tunnus: 0116336-2) omasta ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden puolesta (jäljempänä "Kojamo"). Lumo on osa Kojamo-konsernia.

Kojamon harjoittama vuokraustoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Tämä käsittely perustuu vuokrasopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen tai sen täytäntöönpanoon, oikeutettuun etuumme käsitellä tietoja, lakiin tai antamaasi suostumukseen. Näin henkilötietoja käytetään esimerkiksi asiakassuhteen hoitoon, asuntojen kunnossapitotehtäviin, asiakastyytyväisyys- ja muihin kyselyihin sekä asiakasviestintään, asumiseen liittyvien palveluiden kehittämiseen sekä asuntojen markkinointiin ja suoramarkkinointiin.

Henkilötietoja kerätään pääasiassa suoraan sinulta. Lisäksi henkilötietoja kerätään mm. Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä. Asiakaspalvelun ja vuokravalvonnan asiakaspalvelutilanteissa puhelut nauhoitetaan asiakaspalvelutapahtumien todentamiseksi sekä asiakaspalvelun laadun valvomiseksi ja kehittämiseksi. Voimme lisäksi kerätä www-sivustoiltamme käyttäjien päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden ("cookies") ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

Kiinnitämme erityistä huomiota yksityisyytesi suojaamiseen ja noudatamme kaikessa tekemisessämme hyvää tietojenkäsittelytapaa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan tarkemmin, miten keräämme, käytämme, säilytämme ja suojaamme henkilötietojasi.

Selosteessa viittaamme "Sinulla" sekä asiakkaisiimme että potentiaalisiin asiakkaisiimme, joiden tietoja käsittelemme markkinointitarkoituksissa. Käsittelemme lisäksi erilaisten sidosryhmien, kuten yritysrooliin tai sponsorointiin liittyviä tietoja. Näiden tietojen käsittelystä kerromme tarkemmin täällä.

Päivitetty 25.5.2018

Tämä tietosuojaseloste sisältää seuraavat osa-alueet:

1. Millaisia tietoja minusta kerätään?

Keräämme sinusta tässä tietosuojaselosteessa myöhemmin kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää minkälaista tietoa sinusta kerätään missäkin tilanteessa. Voimme käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, suositeltavista asiakkaista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:

Perustiedot ja tunnistamiseen liittyvät tiedot:

  • nimi
  • henkilötunnus
  • yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • sukupuoli

Asiakkuuteen, vuokrasuhteeseen, niiden perustamiseen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvä tiedot, kuten:

  • asiakasnumero
  • asiakkuuden alkupäivämäärä
  • samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
  • samassa taloudessa asuvan avio- tai avopuolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
  • kanssavuokralaisen suostumuksella kaikkien samassa taloudessa asuvien, myös alaikäisten, henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
  • tieto kanssahakijan päävuokralaiselle antamasta luvasta itseään koskevien tietojen antamiseksi Kojamolle
  • tieto mahdollisesta edunvalvojasta
  • arava- ja korkotukilainoitettujen asuntojen osalta kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
  • tiedot työssäkäynnistä
  • tulo- ja varallisuustiedot
  • luottotiedot
  • velkajärjestelytieto
  • perintätieto
  • nykyistä sopimusta edeltävän asunnon tiedot
  • asunnon tarvetta koskevat tiedot
  • vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot sekä vuokrasuhteen päättämiset
  • alaikäisen vuokralaisen osalta vuokrasopimuksen allekirjoittaneen huoltajan yksilöintitiedot
  • reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, kyselyt, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
  • tieto mahdollisesta asukastoiminnan luottamustoimesta
  • kiinteistöteknisten laitteiden keräämä tieto
  • sähköisten avainten keräämä tieto eli tiedot sähköisten avainten luovutuksista ja palautuksista sekä kiinteistöjen ovien kulkutiedot (avaintunnistetieto, päivämäärä ja kellonaika)
  • rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
  • pankkitilitiedot mahdollisen vakuuden palauttamiseen liittyen
  • suoramarkkinointiluvat ja kiellot

2. Mistä lähteistä tietoni kerätään?

Henkilötietoja kerätään suoraan vuokralaiselta tai kanssavuokralaiselta vuokrahakemuksen tai -sopimuksen tekemisen yhteydessä. Henkilötietoja kerätään myös myöhemmin vuokrasuhteen aikana muun muassa sähköisistä avaimista, sähköisistä palveluista sekä asiakaspalvelupuheluista ja -viestinnästä.
Tietoja voidaan kerätä myös osallistuessasi Kojamon järjestämiin markkinointikampanjoihin tai -tapahtumiin ja kyselyihin.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Kojamon muista henkilörekistereistä, yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

3. Missä tarkoituksessa ja millä oikeusperusteella henkilötietojani käsitellään?

Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden, vuokrasuhteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen perustamiseen, hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten mm.:

  • asiakkaan tietojen ylläpito
  • vuokrareskontran ylläpito
  • asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
  • asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen Kojamon kanssa sopimus-suhteessa oleville huoltoyhtiöille
  • vuokra- ja muiden saatavien perintä
  • vuokrasopimusten hallinnointi ja päättäminen
  • lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen
  • Kojamon oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen

Asiakkuus- ja vuokrasuhteen hoitoon liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti Kojamon ja asiakkaan välisen sopimuksen täytäntöön panemiseen (vuokrasopimus), sopimuksen edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen (vuokra-asuntohakemus), sekä Kojamon oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja:

  • Kojamon omaisuuden suojaamiseksi
  • riskien kartoitukseen ja hallintaan
  • fyysisen turvallisuuden ja tietoturvan toteuttamiseen
  • liiketoiminnan analysoimiseen ja kehittämiseen
  • markkinoinnin ja viestinnän toteuttamiseen ja kohdentamiseen

Sopimus- ja vuokrasuhteen edellytyksenä on, että asiakas antaa tarvittavat henkilötiedot.

Henkilötietoja voidaan myös käyttää Kojamon asiakasviestintään ja markkinointiin. Katso tarkemmin henkilötietojesi käytöstä markkinointitarkoituksiin kohdasta 8.

4. Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 3 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Vuokra-asuntohakemuksen yhteydessä kerätyt henkilötiedot säilytetään arava- ja korkotukilainoitettujen asuntojen osalta 5 vuoden ja muiden osalta 3 vuoden ajan siitä, kun hakija on viimeksi jättänyt hakemuksen, ellei hakija ole tehnyt vuokrasopimusta Kojamon kanssa.

Vuokrasopimukseen perustuvat vuokralaisen ja muiden vuokra-asunnossa asuvien henkilöiden henkilötiedot poistetaan viimeistään 7 vuoden kuluttua siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt tai vuokrasopimukseen liittyvät Kojamon ja vuokralaisen oikeudet ja velvoitteet ovat päättyneet.

Kojamon liiketoiminnan kehittämiseen ja markkinointiin kerättyjä henkilötietoja, joiden käsittely perustuu Kojamon oikeutettuun etuun tai antamaasi suostumukseen, säilytetään niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen kerättyjen henkilötietojen käyttötarkoituksia varten, ellet ole peruuttanut mahdollisesti antamaansa suostumusta. Kyseisiä henkilötietoja käsitellään kuitenkin korkeintaan vuoden ajan viimeisimmästä Kojamon ja sinun välillä tapahtuneesta yhteydenotosta.

Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen Kojamon lain, asetuksen tai muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi. Joidenkin sosiaalisen median palveluiden viestinnällisiin osioihin jää näkyviin tuottamaasi sisältö myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

5. Kuka käsittelee henkilötietojani?

Kojamo-konserniin kuuluvat yritykset voivat käsitellä henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Olemme tehneet valittujen yhteistyökumppanien kanssa sopimuksia, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyn Kojamon puolesta. Henkilötietoja voidaan näin siirtää Kojamon alihankkijoille, kuten maksupalveluntarjoajille, muille palveluntarjoajille tai huoltoyhtiöille, jotka käsittelevät henkilötietoja Kojamon lukuun salassapitovelvollisuuden ja sitovan tietosuojasopimuksen mukaisesti.

Sopimussuhteen päättymisen jälkeen Kojamon oikeutetun edun perusteella käsiteltäviä henkilötietoja voidaan siirtää lainsäädännön sallimissa puitteissa Kojamon suoramarkkinointirekisteriin, ellet ole kieltänyt tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin. Voit katsoa tarkemmin kohdasta 8, millä tavoin jatkokäsittelemme henkilötietojasi näissä tilanteissa.

Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin henkilötietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia sopivien tai asianmukaisten suojatoimien toteuttamisesta esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

6. Luovutetaanko henkilötietojani kolmansille osapuolille?

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Kojamo-konsernin ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi Kojamon puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, tai mikäli oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen edellyttää henkilötietojen luovuttamista.

Mikäli asunnon omistajaksi tulee Kojamo-konsernin ulkopuolinen taho, voi Kojamo-konserni luovuttaa rekisteröityjen vuokralaisten ja asukkaiden henkilötiedot asunnon uudelle omistajalle.

Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

7. Miten henkilötietoni suojataan?

Suojaamme henkilötietosi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan tarpeellisilla teknisillä ja organisatorisilla tietoturvakeinoilla, kuten alihankkijoidemme huolellinen valinta, asianmukainen kulunvalvonta, rajattu käyttöoikeuksien myöntäminen sekä henkilöstön ohjeistaminen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Lisäksi ainoastaan yksilöidyillä Kojamon ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin Kojamon myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

8. Miten tietojani käytetään markkinointiin?

Asiakkaamme

Asiakkuuteen liittyviä henkilötietoja voidaan käyttää Kojamon asiakasviestintään ja markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen asiakkaitamme kiinnostavaksi heitä koskevia tietoja analysoimalla. Lisäksi näitä henkilötietoja voidaan käyttää Kojamon liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteluun ja kehittämiseen. Edellä mainittu käsittely perustuu Kojamon oikeutettuun etuun ja intressiin analysoida ja kehittää liiketoimintaansa sekä markkinoida ja viestiä palveluistaan asiakkailleen henkilötietoja hyödyntäen.

Muut

Markkinointirekisteriimme voimme merkitä tietosi esimerkiksi, jos vuokrasuhteesi on päättynyt tai olet antanut meille yhteystietosi esimerkiksi kilpailun yhteydessä tai osallistuessasi järjestämiimme markkinointikampanjoihin ja -tapahtumiin tai kyselyihin. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Kojamon muista henkilörekistereistä, yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Tietojasi käsitellään markkinointirekisterissä suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen taikka muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin. Henkilötietoja voidaan myös analysoida ja käsitellä markkinoinnin kohdentamiseksi sinua kiinnostavaksi, sekä liiketoimintamme ja palveluidemme kehittämiseksi.
Henkilötietojen käsittely markkinointirekisterissä edellä mainituissa tarkoituksissa perustuu antamaasi suostumukseen tai Kojamon oikeutettuun etuun ja intressiin analysoida ja kehittää liiketoimintaansa sekä markkinoida ja viestiä palveluistaan sinulle henkilötietoja hyödyntäen.

Markkinointirekisteriin tallennamme nimesi ja yhteystietosi (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet) sekä tiedon iästä, sukupuolesta, kielestä, ammatista tai muista tiedoista koskien tehtäviäsi ja asemaasi elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä (kun tietoja käytetään yrityksille suunnattuun markkinointiin) sekä mahdolliset ilmoittamasi kiinnostuksen kohteet. Lisäksi rekisteriin tallennetaan antamasi luvat ja kiellot ja edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

9. Käytetäänkö sivustoillamme evästeitä ja voiko joku muu taho kerää tietoja vierailustani Kojamon sivustoilla?

Keräämme, käsittelemme ja analysoimme verkkosivustojemme käyttöön liittyviä tietoja. Voimme kerätä päätelaitettasi koskevia tietoja evästeiden ("cookies") ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Emme käytä tietoja yksittäisten henkilöiden tunnistamiseen.

Lue lisää evästeiden käytöstä Kojamon verkkosivustoilla

10. Millaisia vaikutusmahdollisuuksia minulla on?

Olemme sitoutuneita toteuttamaan tietosuojaan liittyvät oikeutesi mahdollisimman sujuvasti ja tarjoamaan sinulle hallintamahdollisuuksia henkilötietoihisi liittyen. Alla kerromme mitä oikeuksia sinulla on sekä millä tavoin voit vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Sinulla on oikeus kieltää sinua koskevien henkilötietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ilmoittamalla tästä meille kohdan 12 mukaisesti.

Oikeus peruuttaa annettu suostumus

Mikäli henkilötietoja käsitellään antamaasi suostumukseen perustuen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi ilmoittamalla tästä meille kohdan 12 mukaisesti.

Oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot

Sinulla on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihisi eli sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja ja tarkastaa, mitä sinua koskevia henkilötietoja rekisteriimme on talletettu. Sinulla on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Osa tiedoista on jo nähtävissäsi Kojamon verkkopalvelussa.

Tietoja pyydettäessä on ilmoitettava nimi, osoite ja henkilötunnus, halutaanko tarkastaa johonkin tiettyyn asiaan liittyviä tietoja, kaikki tiedot vai tiedot joltain tietyltä ajanjaksolta. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti tai se voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti. Tarkastuspyyntö voidaan evätä tai sen toteuttamista rajoittaa laissa säädetyin perustein, muiden henkilöiden yksityisyyden suojan tai Kojamon liikesalaisuuksien perusteella. Tarkastuspyynnön käyttäminen ja jäljennöksen toimittaminen ovat lähtökohtaisesti maksuttomia, mutta voimme periä näiden toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun, mikäli jäljennöksiä pyydetään toistuvasti tai pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia.

Oikeus vaatia henkilötietojen oikaisemista, poistamista ja käsittelyn rajoittamista

Oikaisemme, poistamme tai täydennämme rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai pyynnöstäsi (ottamalla meihin yhteyttä kohdan 12 mukaisesti). Sinulla on myös oikeus vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun odotat vastaustamme tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista tilanteissa, jos peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä, vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään hyväksyttävää syytä tai vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa. Meillä on kuitenkin velvollisuus säilyttää henkilötietojasi asiakassuhteen ajan ja jopa sen jälkeen, jos tietojen käsittely on tarpeen esimerkiksi lakiin perustuvien velvoitteiden noudattamiseksi tai oikeusvaateiden käsittelemiseksi.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tapauksissa

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen syyhyn perustuen vastustaa sellaista suorittamaamme henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Kojamon oikeutettuun etuun. Sinun tulee tässä tapauksessa ottaa yhteyttä meihin kohdan 12 mukaisesti ja eritellä ne perusteet, joiden nojalla vastustat käsittelyä. Voimme evätä vastustamista koskevan pyynnön laissa säädetyin perustein.

Sinulla on myös oikeus vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita kohdistamme henkilötietoihisi siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Kojamon oikeutettu etu.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun olet itse toimittanut rekisteriimme tietoja, joita käsitellään Kojamon ja sinun välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai antamasi suostumuksen nojalla, sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot itsellesi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa, ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (jos se on teknisesti mahdollista). Otathan tässä tapauksessa meihin yhteyttä kohdan 12 mukaisesti.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos emme ole noudattaneet toiminnassamme soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

11. Voidaanko tätä tietosuojaselostetta muuttaa?

Pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta esimerkiksi palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämisen tai lainsäädännön muuttumisen perusteella. Jos tietosuojaselosteeseen tehdään merkittäviä muutoksia, ilmoitamme siitä selkeästi lain niin edellyttäessä. Lue tietosuojaseloste aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa mahdollisista muutoksista.

12. Mihin voin ottaa yhteyttä?

Jos sinulla on kysyttävää tietosuojaselosteesta tai haluat käyttää oikeuksiasi, voit ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme .
Kojamo on myös nimittänyt tietosuojavastaavan, jolle voit lähettää yhteydenottosi sähköpostitse osoitteeseen tai kirjeitse osoitteeseen Kojamo, Tietosuojavastaava, Mannerheimintie 168a, Helsinki.