Tietosuojaseloste, sidosryhmät

Päivitetty 12.2.2019

Kojamo Oyj (y-tunnus 0116336-2)
omasta ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden puolesta (jäljempänä Kojamo)
Mannerheimintie 168a
00300 Helsinki
puh. 020 508 310

Kojamo-konsernin tietosuojavastaava
Mannerheimintie 168a
00300 Helsinki
puh. 020 508 310
tietosuoja@kojamo.fi

Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä yllä olevaan [henkilöön / osoitteeseen] kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa.

Kojamon sidosryhmärekisteri, yhtiökokousilmoittautumisten, yhteistyökumppaneiden sekä sponsorointi- ja stipendiohjelmien rekisteri.

Henkilötietoja käsitellään Kojamon ja sen sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden väliseen viestintään ja tiedottamiseen sekä mahdollistamaan Kojamon osakkeenomistajien ilmoittautuminen yhtiökokouksiin Euroclear Finland Oy:n sähköisen palvelun kautta.

Yhteistyökumppaneiden henkilötietoja käsitellään Kojamon ja yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyön toteuttamiseen, ylläpitoon, hallinnointiin ja kehittämiseen.

Sponsoroitavien ja stipendien hakijoiden ja -saajien henkilötietoja käsitellään hakemus- ja valintaprosessien toteuttamiseen, valituiksi tulleiden henkilöiden yhteydenottoon ja muuhun yhteydenpitoon heidän kanssaan sekä sponsorointimaksujen ja stipendien maksamiseen.

Henkilötietojen käsittely perustuu Kojamon ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseen, sitä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen, sekä Kojamon oikeutettuun etuun. Kojamon oikeutettu etu liittyy yhteistyöhön rekisteröidyn kanssa, sen valmisteluun, kehittämiseen tai päättämiseen, Kojamon liiketoiminnan analysointiin ja kehittämiseen, sekä sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden kanssa viestimiseen. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös antamaasi suostumukseen markkinoida ja viestiä palveluistaan sinulle henkilötietoja hyödyntäen.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen rekisteröidyn kanssa, henkilötietojen luovuttaminen on edellytys sopimussuhteen syntymiselle.

Yhtiökokousilmoittautumisten mahdollistaminen edellyttää osakkeenomistajan ja omistuksen tunnistamista ja siten henkilötietojen käsittelyä

Sidosryhmärekisterissä ja yhteistyökumppaneita koskevassa rekisterissä voidaan käsitellä henkilötietojen käyttötarkoituksien toteuttamisen kannalta tarvittavia henkilötietoja, kuten:

• nimi
• titteli/asema
• työnantaja
• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

Yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä voidaan kerätä seuraavia tietoja:

• nimi
• henkilötunnus
• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• arvo-osuustilinumero
• osake- ja äänimäärät
• äänestystiedot

Tietoliikenneyhteys käyttäjän selaimelta Euroclear Finland Oy:n palvelimelle on SSL-salattu eikä arvo-osuustilinumeroa käytetä kuin Euroclear Finland Oy:n järjestelmässä tapahtuvaan tunnistamiseen. Kojamolla on mahdollisuus saada äänestystuloksen oikeellisuuden tarkastamiseksi yksittäisen osakkeenomistajan äänestystiedot. Henkilötunnuksen perusteella järjestelmä vertaa annetut tiedot Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään yhtiön osakasluetteloon ja poimii ilmoittautujan omistustiedot osakasluettelosta.

Sponsorointi- ja stipendiohjelmien rekisterissä voidaan käsitellä rekisteröityjen hakijoiden ja sponsoroitavien tai stipendien saajien henkilötietoja, kuten:

• nimi
• syntymäaika
• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• pankkiyhteystiedot
• alle 18-vuotiaan rekisteröidyn osalta myös huoltajan vastaavat tiedot
• muut Kojamolle toimitettuun hakemukseen sisältyvät rekisteröityä koskevat tiedot
• mahdolliset muut rekisteröidyn Kojamolle toimittamat henkilötiedot

Sidosryhmien ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään (mm. tapaamisten ja muun yhteydenpidon yhteydessä sekä yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä). Valtuutusta antaessaan henkilö syöttää valtuutetun osalta tarvittavat henkilötiedot. Tietoja voidaan kerätä myös ulkopuolisista lähteistä, kuten lehdistä ja muista julkaisuista, yleisesti saatavilla olevista internet- ja muista lähteistä (kuten rekisteröidyn työnantajalta) sekä ulkopuolisten palveluntarjoajien pitämistä rekistereistä.

Stipendien hakijoiden ja -saajien henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tai tämän ollessa alle 18-vuotias, hänen huoltajaltaan.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Kojamo-konsernin ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Henkilötietoja voidaan myös siirtää Kojamon palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Kojamon lukuun salassapitovelvollisuuden ja lainsäädännön edellyttämän sitovan tietosuojasopimuksen mukaisesti. Yhtiökokousilmoittautumiseen liittyvien tietojen teknisestä ylläpidosta vastaa Euroclear Finland Oy.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin henkilötietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia sopivien tai asianmukaisten suojatoimien toteuttamisesta esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Sidosryhmärekisterissä ja yhteistyökumppaneita koskevassa rekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen kerättyjen henkilötietojen käyttötarkoituksia varten. Kyseisiä henkilötietoja käsitellään kuitenkin korkeintaan vuoden ajan viimeisimmästä Kojamon ja rekisteröidyn välillä tapahtuneesta yhteydenotosta. Yhtiökokousilmoittautumiseen liittyviä tietoja Kojamo säilyttää vuoden ajan yhtiökokouksen jälkeen.

Sponsorointi- ja stipendiohjelmien rekisterissä käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään 6 vuoden myönnetystä sponsoroinnista tai stipendistä ja muissa tapauksissa 2 vuoden ajan rekisteröidyn hakemuksesta.

Kojamon markkinointiin tai viestintään kerättyjä henkilötietoja, joiden käsittely perustuu Kojamon oikeutettuun etuun tai antamaasi suostumukseen, säilytetään niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeen kerättyjen henkilötietojen käyttötarkoituksia varten, ellet ole peruuttanut mahdollisesti antamaansa suostumusta. Kyseisiä henkilötietoja käsitellään kuitenkin korkeintaan vuoden ajan viimeisimmästä Kojamon ja sinun välillä tapahtuneesta yhteydenotosta.

Henkilötietoja voidaan säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen Kojamon lain, asetuksen tai muun viranomaislähteen määräämän velvoitteen täyttämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyyn käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein.

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä Kojamon ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä, jotka ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin Kojamon myöntämällä yksilöllisellä käyttöoikeudella.

Oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot

Rekisteröidyllä on oikeus saada Kojamolta vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröityä koskevia henkilötietoja ja tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tarkastuspyyntö tulee lähettää Kojamolle kohdan 2 mukaisesti ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti Kojamon luona. Tarkastuspyyntö voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastuspyynnön käyttäminen ja jäljennöksen toimittaminen ovat lähtökohtaisesti maksuttomia, mutta Kojamo voi periä näiden toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun, mikäli rekisteröity pyytää toistuvasti jäljennöksiä tai pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia.

Oikeus vaatia henkilötietojen oikaisemista, poistamista ja käsittelyn rajoittamista

Kojamo oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä (ottamalla yhteyttä Kojamoon kohdan 2 mukaisesti). Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia Kojamoa rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Kojamon vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tapauksissa

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen syyhyn perustuen vastustaa sellaista Kojamon suorittamaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Kojamon oikeutettuun etuun. Rekisteröidyn tulee tässä tapauksessa ottaa yhteyttä Kojamoon kohdan 2 mukaisesti ja eritellä ne perusteet, joiden nojalla hän vastustaa käsittelyä. Kojamo voi evätä vastustamista koskevan pyynnön laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Kojamo kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Kojamon oikeutettu etu.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien henkilötietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ilmoittamalla tästä Kojamolle kohdan 2 mukaisesti.

Oikeus peruuttaa annettu suostumus

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Kojamolle kohdan 2 mukaisesti.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään Kojamon ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa, ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle (jos se on teknisesti mahdollista).

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos Kojamo ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.