Dataskyddsbeskrivning, intressentgrupper

Uppdaterad 12.2019

1. Personuppgiftsansvarig

Kojamo Abp (FO-nummer 0116336-2)för det egna bolaget och bolag som vid respektive tidpunkt ingår i samma koncern (nedan Kojamo) Mannerheimvägen 168a 00300 Helsingfors tfn 020 508 3000

2. Kontaktuppgifter för den dataskyddsansvariga

Kojamo-koncernens dataskyddsansvariga Mannerheimvägen 168a 00300 Helsingfors tfn 020 508 3000

Den registrerade ska skriftligen kontakta ovan nämnda [person / adress ] i alla frågor som rör behandlingen av personuppgifter och situationer som gäller användning av den registrerades rättigheter.

3. Registrens namn

Kojamos intressentgruppsregister, register för anmälning till bolagsstämmor, register över samarbetspartner samt register för sponsrings- och stipendieprogram.

4. Syfte med behandlingen av personuppgifter och behandlingens rättsliga grund

Personuppgifterna används för kommunikation och information mellan Kojamo och personer som hör till koncernens intressentgrupper samt för att göra det möjligt för Kojamus aktieägare att anmäla sig till bolagsstämmor genom Euroclear Finland Oy:s elektroniska tjänst.

Samarbetspartnernas personuppgifter används för att genomföra, upprätthålla, administrera och utveckla samarbetet mellan Kojamo och samarbetspartnerna.

Personuppgifterna för de personer som sponsras samt ansöker om och tilldelas stipendier används för att genomföra ansöknings- och urvalsprocesser, för att kontakta de personer som blivit valda samt för att betala ut sponsoravgifter och stipendier.

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på tillämpningen av ett avtal mellan Kojamo och den registrerade, genomförande av de åtgärder som detta kräver samt Kojamos berättigade intresse. Kojamos berättigade intresse anknyter till samarbetet med den registrerade, förberedelse, utveckling eller avslutande av detta samarbete, analys och utveckling av Kojamos affärsverksamhet samt kommunikation med intressentgrupper och samarbetspartner.

Om behandlingen av personuppgifter baserar sig på ett avtal med den registrerade är överlåtelse av personuppgifter en förutsättning för att ett avtalsförhållande ska uppstå. Möjliggörande av anmälningar till bolagsstämmor förutsätter identifiering av aktieägarna och ägarskapet och därmed behandlingen av personuppgifter

5. Registrens datainnehåll

I registren över intressentgrupper och samarbetspartner kan sådana personuppgifter som behövs för att förverkliga användningsändamålet för personuppgifterna behandlas, exempelvis:

  • namn
  • titel/ställning
  • arbetsgivare
  • kontaktuppgifter (postadress, telefonnummer, e-postadress)

I samband med anmälningar till bolagsstämmor kan följande uppgifter samlas in:

  • namn
  • personbeteckning
  • kontaktuppgifter (postadress, telefonnummer, e-postadress)
  • värdeandelskontonummer
  • aktie- och röstantal
  • röstningsuppgifter

Datatrafikförbindelsen mellan användarens webbläsare och Euroclear Finland Oy:s server är SSL-krypterad och värdeandelskontonumret används endast för identifiering i Euroclear Finland Oy:s system. Kojamo har möjlighet att få enskilda aktieägares röstningsuppgifter för att kunna kontrollera röstningsresultatets korrekthet. Med hjälp av personbeteckningen jämför systemet de uppgifter som ges med den förteckning över aktieägare som upprätthålls av Euroclear Finland Oy och hämtar ägandeuppgifterna för den som anmäler sig ur förteckningen.

Register för sponsrings- och stipendieprogram kan användas för att behandla personuppgifter om registrerade sökande samt sponsrade personer och stipendiemottagare, såsom:

  • namn
  • födelsedatum
  • kontaktuppgifter (postadress, telefonnummer, e-postadress)
  • bankförbindelse
  • motsvarande uppgifter om vårdnadshavaren om den registrerade är under 16 år
  • andra uppgifter om den registrerade som ingår i den ansökan som skickats till Kojamo
  • eventuella andra personuppgifter som den registrerade skickat till Kojamo

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Intressentgruppers och samarbetspartners kontaktuppgifter samlas in från den registrerade själv (bl.a. i samband med möten och annan kontakt samt i samband med anmälning till bolagsstämma). Vid givande av fullmakt fyller personen i nödvändiga personuppgifter om den befullmäktigade. Uppgifter kan även samlas in från externa källor, såsom tidningar och andra publikationer, allmänt tillgängliga internetkällor och andra källor (exempelvis från den registrerades arbetsgivare) samt register som förs av utomstående tjänsteleverantörer.

Personuppgifter om sökande och mottagare av stipendier samlas in från den registrerade själv eller, om han eller hon är under 16 år, av den registrerades vårdnadshavare.

7. Utlämnande och översändande av uppgifter

Personuppgifter lämnas i regel inte ut utanför Kojamo-koncernen. Personuppgifter får lämnas ut inom gränserna för vad den gällande lagstiftningen tillåter och förpliktar till, till aktörer som enligt lag har rätt att få tillgång till uppgifterna. Personuppgifter kan också överföras till Kojamos serviceproducenter som behandlar personuppgifter för Kojamos räkning i enlighet med sekretessplikten och ett sådant bindande dataskyddsavtal som lagstiftningen förutsätter. Euroclear Finland Oy ansvarar för det tekniska upprätthållandet av uppgifter som anknyter till anmälningar till bolagsstämmor.

Uppgifter översänds i regel inte utanför Europeiska unionens medlemsstaters område eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, såvida det inte är nödvändigt med tanke på syftet med behandlingen av personuppgifterna eller utförandet av den tekniska behandlingen av uppgifterna, varvid man vid överföringen av personuppgifter följer dataskyddslagstiftningens krav gällande lämpliga eller adekvata skyddsåtgärder exempelvis med hjälp av standardavtalsklausuler godkända av Europeiska kommissionen, och i övrigt så att behandlingen av personuppgifter överensstämmer med denna dataskyddsbeskrivning.

8. Förvaringstid för personuppgifterna

De personuppgifter som behandlas i registret över intressentgrupper och samarbetspartner sparas så länge som behandlingen är nödvändig med tanke på användningsändamålet för de insamlade personuppgifterna. Dessa personuppgifter behandlas dock i högst ett år efter den senaste kontakten mellan Kojamo och den registrerade. Uppgifter som anknyter till anmälningar till bolagsstämmor sparas av Kojamo i ett år efter bolagsstämman.

De personuppgifter som behandlas i registren för sponsrings- och stipendieprogram sparas i 6 år efter beviljandet av sponsring eller ett stipendium och i andra fall i 2 år efter den registrerades ansökan.

Personuppgifter kan sparas längre om detta är nödvändigt för att Kojamo ska kunna uppfylla en skyldighet enligt en lag, förordning eller myndighetsföreskrift.

9. Skyddet av registret

De databaser och datanätverk som används för behandlingen av personuppgifter är skyddade genom organisatoriska och tekniska åtgärder.

Uppgifter som behandlas elektroniskt och som ingår i registret skyddas med brandväggar, lösenord och andra nödvändiga tekniska metoder som vid respektive tidpunkt är allmänt godkända inom dataskyddsbranschen.

Material som behandlas manuellt finns i lokaler till vilka obehöriga saknar tillträde.

Endast namngivna medarbetare hos Kojamo eller hos företag som agerar på uppdrag av Kojamo och för Kojamos räkning och som har undertecknat ett sekretessavtal har åtkomst till uppgifterna i registret med stöd av en individuell användningsrätt som beviljats av Kojamo.

10. Den registrerades rättigheter

Rätt att kontrollera egna personuppgifter

Den registrerade har rätt att få en bekräftelse från Kojamo om huruvida den registrerades personuppgifter behandlas och att kontrollera vilka personuppgifter om honom eller henne som har lagrats i registret. Den registrerade har rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. En begäran om insyn ska skickas till Kojamo enligt punkt 2. Begäran ska vara skriftlig och undertecknad. Begäran om insyn kan också göras personligen hos Kojamo. En begäran om insyn kan avslås på lagstadgade grunder. Begäran om insyn och skickande av kopior är i regel avgiftsfria, men Kojamo kan debitera en rimlig avgift för de administrativa kostnaderna för detta om den registrerade upprepade gånger begär kopior eller begärandena är uppenbart ogrundade eller orimliga.

Rätt att kräva rättelse, radering eller begränsning av behandlingen av personuppgifter

Kojamo korrigerar, raderar eller kompletterar uppgifter i registret som med tanke på syftet med behandlingen är inkorrekta, överflödiga, bristfälliga eller föråldrade på eget initiativ eller på den registrerades begäran (då den registrerade tar kontakt enligt punkt 2). Den registrerade har också rätt att kräva att Kojamo begränsar behandlingen av den registrerades personuppgifter exempelvis i en situation där den registrerade väntar på ett svar från Kojamo angående en begäran av korrigering eller radering av personuppgifter.

Rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter i vissa fall

Den registrerade har rätt att av personliga särskilda skäl motsätta sig sådan behandling av personuppgifter utförd av Kojamo som grundar sig på Kojamos berättigade intresse. Den registrerade ska då kontakta Kojamo enligt punkt 2 och ange de grunder enligt vilka den registrerade motsätter sig behandling av personuppgifter. Kojamo kan avslå ett förbud mot behandling på lagstadgade grunder.

Den registrerade har också rätt att motsätta sig att bli föremål för profilering eller andra behandlingsåtgärder som Kojamo riktar mot den registrerades personuppgifter till de delar som grunden för behandlingen av uppgifter är Kojamos berättigade intresse.

Rätt att förbjuda direktmarknadsföring

Den registrerade har rätt att genom att kontakta Kojamo enligt punkt 2 förbjuda att hans eller hennes personuppgifter behandlas och lämnas ut för direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring samt för marknads- och opinionsundersökningar.

Rätt att ta tillbaka ett givet samtycke

Om personuppgifterna behandlas utgående från den registrerades samtycke har den registrerade rätt att ta tillbaka sitt samtycke genom att meddela Kojamo om detta enligt punkt 2.

Rätt att flytta information från ett system till ett annat

Till de delar som den registrerade själv har skickat in uppgifter till registret som behandlas för att tillämpa ett avtal mellan Kojamo och den registrerade med stöd av den registrerades samtycke, har den registrerade rätt att få dessa uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (om det är tekniskt möjligt).

Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten om Kojamo i sin verksamhet inte har följt det tillämpliga dataskyddsregelverket.