Användning av personuppgifter inom Kojamo-koncernen
Uppdaterad den 25 maj 2018
Personuppgiftsansvarig för de i denna beskrivning beskrivna personuppgifterna är Kojamo Abp (FO-nummer: 0116336-2) på dess egna vägnar och på vägnar av bolag som vid var tid hör till samma koncern (nedan "Kojamo"). Lumo är en del av Kojamo-koncernen.
Den uthyrningsverksamhet som Kojamo bedriver förutsätter behandling av personuppgifter. Denna behandling grundar sig på genomförande av de åtgärder som föregår hyresavtalet eller dess verkställande, på vårt berättigade intresse att behandla uppgifter, lag eller ditt samtycke. Således används personuppgifter t.ex. för att sköta kundrelationen, för bostäders underhållsåtgärder, enkäter om kundnöjdhet och andra enkäter samt kundkommunikation, för att utveckla tjänster hänförliga till boende samt för marknadsföring och direkt marknadsföring av bostäder.
Personuppgifter samlas in huvudsakligen direkt från dig. Dessutom samlas personuppgifter in från bl.a. Suomen Asiakastieto Oy:s kreditupplysningsregister och Befolkningsregistercentralens befolkningsdatasystem. Telefonsamtal i samband med kundbetjäningen och hyresövervakningens kundbetjäning spelas in för att kunna verifiera händelser inom kundbetjäningen samt för att övervaka och utveckla kvaliteten på kundbetjäningen. Dessutom kan vi på våra webbplatser samla in uppgifter om användarnas terminalutrustning med hjälp av kakor ("cookies") och andra motsvarande tekniker.
Vi fäster särskild uppmärksamhet vid skyddet av din integritet och vi iakttar god informationshantering i all vår verksamhet. I denna beskrivning beskrivs närmare hur vi samlar in, använder, lagrar och skyddar dina personuppgifter.
I beskrivningen hänvisar vi med "Du" och "Dig" både till våra kunder och potentiella kunder vars uppgifter vi behandlar för marknadsföringsändamål. Dessutom behandlar vi uppgifter om olika intressentgrupper, såsom uppgifter hänförliga till företagsroller och sponsring. Närmare information om behandlingen av dessa uppgifter finns här.
Denna dataskyddsbeskrivning innehåller följande delområden:
1. Hurdana uppgifter samlas in om mig?
2. Från vilka källor samlas mina uppgifter in?
3. För vilket ändamål och med vilken rättslig grund behandlas mina personuppgifter?
4. Hur länge lagras mina uppgifter?
5. Vem behandlar mina personuppgifter?
6. Lämnas mina personuppgifter ut till tredje parter?
7. Hur skyddas mina personuppgifter
8. Hur används mina uppgifter för marknadsföring?
9. Använder webbplatserna kakor och kan någon annan part samla in uppgifter om mitt besök på Kojamos webbplatser?
10. Hurdana möjligheter att påverka har jag?
11. Kan denna dataskyddsbeskrivning ändras?
12. Vem kan jag kontakta?
Vi samlar in sådana personuppgifter om dig som är nödvändiga för de användningsändamål som beskrivs nedan i denna dataskyddsbeskrivning. Användningsändamålet definierar vilka uppgifter som samlas in om dig i olika situationer. Vi kan behandla följande personuppgifter och deras ändringsuppgifter om bostadssökande, rekommenderade kunder, hyresgäster samt eventuella medhyresgäster:
Basuppgifter och uppgifter hänförliga till identifikation:
Uppgifter hänförliga till kund- och hyresförhållandet, deras grundande och övriga relevanta samband, såsom:
kundnummer
kundförhållandets begynnelsedatum
antalet personer som bor i samma hushåll
för- och efternamn samt personbeteckning på make/maka eller sambo som bor i samma hushåll
med medhyresgästens samtycke för- och efternamn samt personbeteckning på alla personer (inklusive minderåriga personer) som bor i samma hushåll
information om den medsökandes beviljade lov till huvudhyresgästen att lämna uppgifter om honom eller henne själv till Kojamo
information om eventuell intressebevakare
i fråga om bostäder med arava- och räntestödsbelåning för- och efternamn samt personbeteckning på alla personer som bor i samma hushåll
uppgifter om sysselsättning
inkomst- och förmögenhetsuppgifter
kreditupplysningar
skuldsaneringsuppgifter
indrivningsuppgifter
uppgifter om bostad som föregår det nuvarande avtalet
uppgifter om behovet av bostad
uppgifter hänförliga till hyresförhållandet, dvs. hyresavtalsuppgifter, hyrans betalningsuppgifter, hyresförsäkringsuppgifter samt uppsägningar av hyresförhållandet
i fråga om en minderårig hyresgäst identifieringsuppgifter för vårdnadshavaren som har undertecknat hyresavtalet
reklamationer, respons samt annan kontakt gällande kundförhållandet och relevanta samband, enkäter, kommunikation och åtgärder, inklusive samtalsinspelningar
information om ett eventuellt förtroendeuppdrag i boendeverksamhet
information som samlats in genom fastighetstekniska anordningar
information som samlats in genom elektroniska nycklar, dvs. uppgifter om överlämning och återlämning av elektroniska nycklar samt passageuppgifter (nyckelidentifikationsinformation, datum och klockslag) för fastigheters dörrar
marknadsföringsåtgärder riktade mot den registrerade, användningen av dessa och uppgifterna som angetts i samband med dessa
bankkontouppgifter i samband med återbäring av en eventuell garanti
direktmarknadsföringstillstånd och -förbud
Personuppgifter samlas in direkt från hyresgästen eller medhyresgästen i samband med att en hyresansökan lämnas in eller ett hyresavtal ingås. Personuppgifter samlas in också senare under hyresförhållandet bl.a. av elektroniska nycklar, elektroniska tjänster samt kundbetjäningssamtal och -kommunikation.
Uppgifter kan också samlas in då du deltar i marknadsföringskampanjer eller -evenemang och enkäter som arrangeras av Kojamo.
Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras från Kojamos övriga personregister, samarbetspartners samt myndigheter och företag som tillhandahåller tjänster gällande personuppgifter, såsom Befolkningsregistercentralen och kredituppgifter från Suomen Asiakastieto Oy:s kreditupplysningsregister.
Vi behandlar personuppgifter endast för på förhand definierade användningsändamål. Personuppgifter behandlas för att grunda, administrera, sköta, analysera och utveckla ett kund- och hyresförhållande och ett förhållande som grundar sig på övriga relevanta samband, såsom bl.a.:
upprätthållande av kundens uppgifter
upprätthållande av hyresreskontra
kundenkäter, t.ex. kundnöjdhetsenkäter
underhåll av bostäder och delning av därmed nödvändiga uppgifter med servicebolag som har ett avtalsförhållande med Kojamo
indrivning av hyresfordringar och övriga fordringar
administration och avslutande av hyresavtal
skötsel av åligganden som grundar sig på lag och som är i enlighet med myndigheters föreskrifter och anvisningar
fullgörande av Kojamos rättigheter och skyldigheter
Behandlingen av personuppgifter hänförliga till skötsel av kund- och hyresförhållandet grundar sig i första hand på verkställande av avtalet mellan Kojamo och kunden (hyresavtal), genomförande av åtgärder som föregår avtalet (hyresbostadsansökan) samt Kojamos berättigade intresse att behandla personuppgifter:
för att skydda Kojamos egendom
för att kartlägga och hantera risker
för att genomföra fysisk säkerhet och informationssäkerhet
Ett avtals- och hyresförhållande förutsätter att kunden lämnar de nödvändiga personuppgifterna.
Personuppgifter kan också användas för Kojamos kundkommunikation och marknadsföring. Närmare information om användningen av dina personuppgifter för marknadsföringsändamål finns i punkt 8.
Vi lagrar dina uppgifter bara så länge det är nödvändigt för att genomföra de i punkt 3 definierade ändamålen i enlighet med vid var tid gällande lagstiftning.
Personuppgifter som samlas in i samband med en hyresbostadsansökan kommer att lagras i fråga om bostäder med arava- och räntestödsbelåning i 5 år och i fråga om andra bostäder i 3 år från sökandens senaste ansökan, om sökanden inte har ingått ett hyresavtal med Kojamo.
De personuppgifter som gäller hyresgästen och andra personer som bor i hyresbostaden och som grundar sig på hyresavtalet kommer att raderas senast 7 år från upphörande av hyresavtalet eller upphörande av hyresgästens rättigheter och skyldigheter hänförliga till hyresavtalet.
De personuppgifter som har samlats in för att utveckla och marknadsföra Kojamos affärsverksamhet och vars behandling grundar sig på Kojamos berättigade intresse eller ditt samtycke kommer att lagras så länge det är nödvändigt att behandla dem för de insamlade personuppgifternas användningsändamål, om du inte har återkallat ditt eventuella samtycke. Personuppgifterna i fråga behandlas dock högst i ett år från den senaste kontakten mellan Kojamo och dig.
Personuppgifter kan lagras för en längre tid, om detta är nödvändigt för att uppfylla Kojamos skyldigheter som förskrivs i lagar, förordningar eller andra myndighetskällor. Kommunikativa sektioner i vissa tjänster av de sociala medierna visar innehåll som du har genererat också efter att kundförhållandet har upphört.
De bolag som hör till Kojamo-koncernen kan behandla personuppgifter i enlighet med vid var tid gällande dataskyddslagstiftning. Vi har ingått avtal med utvalda samarbetspartners. Avtalen innehåller behandling av personuppgifter på Kojamos vägnar. Således kan personuppgifter överföras till Kojamos underleverantörer, såsom betaltjänsteleverantörer, andra tjänsteleverantörer eller servicebolag som behandlar personuppgifter för Kojamos räkning i enlighet med tystnadsplikt och ett bindande dataskyddsavtal.
Efter upphörandet av avtalsförhållandet kan personuppgifter som behandlas baserat på Kojamos berättigade intresse överföras såsom detta tillåts i lag till Kojamos direktmarknadsföringsregister, om du inte har förbjudit användning av dina uppgifter för direktmarknadsföring. Närmare information om hur vi ytterligare behandlar dina personuppgifter i dessa situationer finns i punkt 8.
I regel överför vi inte uppgifter utanför Europeiska unionens medlemsstaters territorium eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om det inte är nödvändigt med tanke på ändamålen med behandlingen av personuppgifterna eller det tekniska genomförandet av uppgiftsbehandlingen. I sådana fall följer vi dataskyddslagstiftningens krav på genomförandet av lämpliga skyddsåtgärder vid överföringen av personuppgifterna, t.ex. genom att använda standardavtalsklausuler som Europeiska kommissionen har godkänt, eller annars så att behandlingen av personuppgifterna sker i enlighet med denna dataskyddsbeskrivning.
I regel lämnas personuppgifter inte ut utanför Kojamo-koncernen. Personuppgifter kan överföras eller lämnas ut inom de gränser som vid var tid gällande lagstiftning tillåter och förutsätter t.ex. till avtalsparter som utför indrivning på Kojamos vägnar samt till parter som enligt lag har rätt att erhålla uppgifterna, eller om fastställande, utövande eller försvar av ett rättsligt anspråk förutsätter utlämnande av personuppgifter.
Om en part utanför Kojamo-koncernen blir ägare till en bostad, kan Kojamo-koncernen lämna ut personuppgifter avseende de registrerade hyresgästerna och invånarna till bostadens nya ägare.
Vi kan lämna ut personuppgifter på ett sätt som förutsätts enligt krav som behöriga myndigheter eller andra parter framför och som grundar sig på vid var tid gällande lagstiftning.
Vi skyddar dina personuppgifter mot olaglig tillgång, utlämnande eller annan olaglig behandling med lämpliga tekniska och organisatoriska informationssäkerhetsåtgärder, såsom med omsorgsfullt val av våra underleverantörer, vederbörlig passagekontroll, begränsat beviljande av användningsrättigheter samt instruering av personalen om ärenden hänförliga till behandlingen av personuppgifter.
Uppgifter som behandlas elektroniskt och som ingår i registret skyddas med brandväggar, lösenord och andra nödvändiga tekniska metoder som vid var tid är allmänt godkända inom informationssäkerhetsbranschen. Material som upprätthålls manuellt finns i lokaler till vilka obehöriga inte har åtkomst.
Dessutom har endast specificerade medarbetare hos Kojamo och hos företag som agerar på uppdrag av Kojamo och för dennes räkning och som har undertecknat ett sekretessavtal åtkomst till uppgifterna i registret med stöd av en individuell användningsrätt som beviljats av Kojamo.
Våra kunder
Personuppgifter hänförliga till kundförhållandet kan användas för Kojamos kundkommunikation och marknadsföring, inklusive direktmarknadsföring och riktad marknadsföring för att göra den mer intressant för våra kunder genom att analysera uppgifter om dem. Dessutom kan dessa personuppgifter användas för att planera och utveckla Kojamos affärsverksamhet och tjänster. Den ovan nämnda behandlingen grundar sig på Kojamos berättigade intresse att analysera och utveckla sin affärsverksamhet samt att marknadsföra och kommunicera om sina tjänster till sina kunder genom användning av personuppgifter.
Övriga
Vi kan föra in dina uppgifter i vårt marknadsföringsregister t.ex. om ditt hyresförhållande har upphört eller du har lämnat oss dina kontaktuppgifter t.ex. i samband med en tävling eller då du deltar i marknadsföringskampanjer och -evenemang eller enkäter som vi har arrangerat. Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras från Kojamos övriga personregister, samarbetspartners samt myndigheter och företag som tillhandahåller tjänster gällande personuppgifter.
Dina uppgifter behandlas i marknadsföringsregistret för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring, opinions- eller marknadsundersökningar eller andra därmed jämförbara adresserade försändelser. Personuppgifter kan också analyseras och behandlas för att rikta marknadsföring så att den intresserar dig samt för att utveckla vår affärsverksamhet och våra tjänster.
Behandlingen av personuppgifter i markandsföringsregistret för de ovan nämnda ändamålen grundar sig på ditt samtycke eller Kojamos berättigade intresse att analysera och utveckla sin affärsverksamhet samt att marknadsföra och kommunicera om sina tjänster till dig genom att använda personuppgifter.
I marknadsföringsregistret sparar vi ditt namn och dina kontaktuppgifter (postadresser, telefonnummer, e-postadresser) samt information om ålder, kön, språk, yrke eller andra uppgifter gällande dina arbetsuppgifter och din ställning inom näringslivet eller i ett offentligt uppdrag (då uppgifter används för marknadsföring riktad till företag) samt eventuella intressen som du har angett. Dessutom sparar vi tillstånd och förbud som du har lämnat och ändringsuppgifter kring de ovan specificerade uppgifterna.
Vi samlar in, behandlar och analyserar uppgifter om användningen av våra webbplatser. Vi kan samla in uppgifter om din terminalutrustning med hjälp av kakor ("cookies") och andra motsvarande tekniker, såsom webbläsarens lokala datalager. Vi använder inte uppgifterna för att identifiera enskilda personer.
Läs merVi har förbundit oss att genomföra dina dataskyddsrättigheter så smidigt som möjligt och erbjuda dig möjligheter att kontrollera dina personuppgifter. Nedan finns om information om dina rättigheter och på vilka sätt du kan påverka hur dina uppgifter samlas in och behandlas.
Rätt att förbjuda direktmarknadsföring
Du har rätt att förbjuda behandlingen och utlämnandet av dina personuppgifter för direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring samt för marknads- och opinionsundersökningar genom att informera oss om detta i enlighet med punkt 12.
Rätt att återkalla ditt samtycke
Om personuppgifter behandlas utgående från ditt samtycke, har du rätt att återkalla ditt samtycke genom att informera oss om detta i enlighet med punkt 12.
Rätt att kontrollera uppgifter om dig själv
Du har rätt att bekanta dig med dina personuppgifter i vår besittning, dvs. du har rätt att få en bekräftelse från oss huruvida personuppgifter som rör dig behandlas och kontrollera vilka personuppgifter om dig som har sparats i vårt register. Du har också rätt att få en kopia av dina personuppgifter som behandlas. Du kan se en del av dina uppgifter på Kojamos webbtjänst.
Vid begäran om uppgifter ska du ange ditt namn, din adress och personteckning och ange om du önskar att kontrollera uppgifter hänförliga till ett visst ärende, alla uppgifter eller uppgifter från en viss tidsperiod. Begäran om insyn ska göras skriftligen eller den kan också göras personligen. Begäran om tillgång till personuppgifterna kan förvägras eller dess genomförande kan begränsas på lagstadgade grunder, på grund av andra personers integritetsskydd eller Kojamos affärshemligheter. Utövande av begäran om tillgång till personuppgifter eller leverans av en kopia är som utgångspunkt avgiftsfria men vi kan ta ut en rimlig avgift grundad på våra administrativa kostnader för att genomföra dessa, om kopior begärs upprepade gånger eller om begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig.
Rätt att kräva rättelse, radering och begränsad behandling av personuppgifter
Vi rättar, raderar eller kompletterar en personuppgift som ingår i registret och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, ofullständig eller föråldrad på eget initiativ eller på din begäran (genom att kontakta oss i enlighet med punkt 12. Du har också rätt att kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter t.ex. i en situation där du väntar på vårt svar på din begäran om rättelse eller radering av dina uppgifter.
Du har också rätt att begära radering av dina uppgifter i det fall att du återkallar ditt samtycke till behandlingen av uppgifterna och det inte finns annat grundat skäl för behandlingen, om du gör invändningar mot behandlingen av uppgifterna och det inte finns något annat godtagbart skäl för att fortsätta behandlingen eller om du gör invändningar mot behandlingen av uppgifterna för direktmarknadsföringsändamål. Vi är dock skyldiga att bevara dina personuppgifter under kundförhållandet och till och med efter det, om behandlingen av uppgifterna är nödvändig t.ex. för att följa lagstadgade skyldigheter eller för att behandla rättsliga anspråk.
Rätt att göra invändningar mot behandling av personuppgifter i vissa fall
Du har rätt att på grund av skäl som hänför sig till din specifika situation göra invändningar mot sådan behandling av personuppgifter som vi utför och som grundar sig på Kojamos berättigade intresse. I detta fall ska du kontakta oss i enlighet med punkt 12 och specificera de grunder med stöd av vilka du invänder mot behandlingen. Vi kan förvägra begäran om invändningar på lagstadgade grunder.
Du har också rätt att invända mot profilering och andra behandlingsåtgärder som vi riktar mot dina personuppgifter till den del som grunden för behandlingen av uppgifterna är Kojamos berättigade intresse.
Rätt till dataportabilitet
Till den del du själv har lämnat sådana uppgifter till vårt register som behandlas för att verkställa avtalet mellan Kojamo och dig eller med stöd av ditt samtycke, har du rätt att få dessa uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (om detta är tekniskt möjligt). Vänligen kontakta oss i detta fall i enlighet med punkt 12.
Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet
Du har rätt att lämna in klagomål till en behörig tillsynsmyndighet, om vi inte har följt tillämplig dataskyddslagstiftning i vår verksamhet.
Vi förbehåller oss rätten att ändra dataskyddsbeskrivningen t.ex. på grund av att våra tjänster och vår webbplats utvecklas eller lagstiftningen ändras. Om det görs väsentliga ändringar i vår dataskyddsbeskrivning, meddelar vi om dem tydligt om lag så förutsätter. Vi rekommenderar att du läser dataskyddsbeskrivningen då och då för att få uppdaterad information om eventuella ändringar.
Om du har frågor om denna dataskyddsbeskrivning eller om du vill utöva dina rättigheter, kan du kontakta vår kundbetjäning på .
Kojamo har också utsett ett dataskyddsombud som kan kontaktas per e-post till eller per brev till Kojamo, Tietosuojavastaava, Mannerheimvägen 168a, Helsingfors.